Gestión documental

Gestión documental digital

La gestión documental digital de Kyocera replica digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel.

La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización (emails, PDFs, Words, planos, audios, vídeos, etc.). No existen dos organizaciones idénticas, por lo que la gestión de esos documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:

• Recuperar la información
• Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
• Eliminar los que ya no sirven
• Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos

Con toda esta documentación en el sistema, podemos hacer que éste reparta las tareas a los diferentes usuarios, con flujos de trabajo digitales, que permiten una mayor rapidez, eficiencia y seguridad en los procesos de la organización. La gestión documental digital replica digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel. Aumente la productividad y reduzca costes.

La solución de gestión documental de Kyocera

La Solución de Gestión Documental de Kyocera se compone de tres partes fundamentales:

• Software: licencias del reconocido software Docuware. Kyocera se ha convertido en distribuidor de referencia de este producto.
• Servicios profesionales: los especialistas del Departamento de Gestión Documental de Kyocera ponen a su disposición servicios de consultoría para diseñar proyectos a medida, digitalizar su archivo histórico, outsourcing documental, etc.
• Mantenimiento: atención técnica y mantenimiento de la solución.

Docuware es, por tanto, el corazón de la gestión documental de Kyocera. Se trata de un programa de software para la gestión integral de los procesos de negocio que requieren documentación. Es capaz de procesar todo tipo de archivos (Word, Excel, PDF, e-mail, audio, vídeo, planos, etc.), de fuentes diversas.

Docuware los importa, clasifica, añade un índice de texto completo y los prepara para el procesamiento posterior, cubriendo todo el ciclo de vida del documento. Igualmente, dispone de procedimientos de control internos para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de auditoría de una empresa. Además, ofrece acceso a la información en segundos, permitiendo el acceso desde Windows o vía web desde cualquier lugar.

Sus procesos de trabajo, de principio a fin

La gestión documental digital no sólo implica importantes ahorros, sino que, además ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día a día y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Algunas de la tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes son la importación y almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo.

Importación y archivo de documentos

La Solución de Gestión Documental de Kyocera está pensada para entornos empresariales en los que se reciben documentos, tanto en papel como en formato digital. Ofrece funciones de importación automáticas que garantizan la correcta ubicación para cada tipo de documento archivado. ¿No sería útil relacionar en su archivo central el email en el que se discutieron condiciones comerciales, junto con el pedido y la factura que documentan esa venta?. Asimismo, el software puede integrarse en cualquier sistema empresarial. Todas las facturas, libros diarios, informes y otros documentos creados internamente por su ERP, CRM, etc., se almacenan automáticamente con Docuware en un mismo archivador. El reconocimiento de texto OCR identificará los datos de cada documento, palabras clave o códigos de barras, y permitirá archivarlos de manera organizada.

Búsquedas de información

Docuware permite realizar búsquedas en segundos desde cualquier lugar, por palabras específicas, caracteres comodín, listas de selección, etc. De esta forma, podemos visualizar inmediatamente todos los documentos relacionados con un proceso empresarial. Se puede incluso buscar por cualquier término que aparece en la información. Con esta función, podremos encontrar el documento, insertando cualquier detalle que recordemos (por ejemplo, en el caso de una factura, nombre de un proveedor, una cantidad o un concepto).

Flujos de trabajo

La manipulación manual de documentos, es una tarea susceptible de errores y que requiere mucho tiempo. Con la Solución de Gestión Documental de Kyocera se automatizan los procesos, transfiriendo los documentos en segundos. Los sellos y firmas digitales gestionan los procesos de autorización como si se trataran de los sellos y firmas que utilizamos sobre los documentos en papel.

Los usuarios reciben una lista de tareas individualizada para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas. Con esta solución puede saber inmediatamente dónde y en qué paso de la tramitación se encuentra un documento electrónico.

Acceda a sus procesos de trabajo de forma segura

La Solución de Gestión Documental de Kyocera permite definir derechos de acceso personalizados para los diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, queda constancia durante años, de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lo han modificado. Esto permite garantizar el total cumplimiento de los requerimientos de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Además, el programa admite todo tipo de firmas electrónicas (simples, avanzadas y cualificadas), así como marcas de tiempo y firmas manuscritas. Con ello, se refuerza la garantía de integridad de los documentos y la autenticidad de los usuarios.

Servicio Web, donde quiera, cuando quiera

Acceda de forma controlada y segura a archivadores y documentos ubicados en el archivador central, a través de Internet, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles.
Cualquier empleado, desde una oficina remota o mientras se encuentra de viaje, puede acceder a la documentación o realizar sus actividades asignadas en un flujo de trabajo. De igual manera, podríamos permitir a clientes u otros usuarios invitados a visualizar sus pedidos, facturas, etc., o participar en un determinado proceso de trabajo, por ejemplo, la autorización de un pedido o la tramitación de gastos de viaje.

Descubra cómo potenciar su empresa

La gestión documental digital implica un salto en la eficacia operativa de los empleados, mejorando el servicio prestado a sus clientes y generando importantes ahorros para toda la empresa. La Solución de Gestión Documental de Kyocera facilita la documentación en dos clicks y puede también replicar digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel. Conozca detalladamente todos los beneficios que esta solución puede aportar a su empresa; aumente la productividad y reduzca sus costes.

• Eficiencia operativa
• Ahorro de costes
• Seguridad y legalidad
• Estrategia de recuperación por desastres

Eficiencia operativa

La Solución de Gestión Documental de Kyocera agiliza las búsquedas de documentación a segundos y permite automatizar los procesos de su empresa de forma digital, integrándolos con sus aplicaciones de gestión, para lograr una mayor eficiencia tanto interna como externa. Haga más productivo el tiempo de sus empleados, a la vez que ofrece un mejor servicio a sus clientes y reduce el riesgo de errores humanos.

Ahorro de costes

Logre reducir los costes asociados a los trabajos documentales. No sólo costes directos en cuanto a ahorro de dinero en las tareas administrativas, sino también costes indirectos como el ahorro de tiempo y espacio

Seguridad y legalidad

Con la Solución de Gestión Documental de Kyocera toda la información de su empresa estará guardada de forma segura. Accesible por las personas que usted defina en cada momento, podrá cumplir con todas las normativas relacionadas con la información y documentación de una empresa.

Recuperación por desastres

No se preocupe más por la pérdida de información sensible ante un posible desastre natural o negligencia humana. Esta solución salvaguarda todos los documentos que genere su empresa, ofreciéndole la posibilidad de trabajar en el día a día siempre con versiones digitales.

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